Assistant / Assistante de direction

Implantée en Gironde depuis 1958, Clairsienne est une Entreprise Sociale pour l'Habitat filiale de 3F, groupe Action Logement. Acteur majeur de l'habitat en Nouvelle-Aquitaine, elle gère plus de 14 055 logements et accompagne 28 671 locataires dans 167 villes. Opérateur global de l'habitat - Bailleur social, aménageur, promoteur, constructeur, syndic et Organisme de Foncier Solidaire - Clairsienne contribue au développement social, économique, urbain et durable des territoires en logique de Responsabilité Sociétale des Entreprises.

Clairsienne, un collectif d'initiatives positives de 231 collaborateurs pour le logement social de demain, l'habitat qu'elle construit, l'environnement qu'elle préserve et les habitants dont elle prend soin car bien vivre ensemble se construit mieux ensemble.

Rattaché(e) au Secrétaire Général, vos missions vos missions principales sont les suivantes :

Vous assistez le Directeur Général et le Secrétaire Général afin d'optimiser la gestion et l'organisation quotidienne de leur activité :

- Vous suivez, préparez et facilitez les rendez-vous (logistique, organisation, préparation de dossiers). Vous gérez les deux agendas des dirigeants et organiser leurs déplacements.
- Vous prenez en charge l'assistance de la vie sociale liée à nos instances de gouvernance en lien étroit avec le service juridique. A ce titre, vous assurez la préparation et les diligences liées au bon déroulement des conseils d'administration et de l'assemblée générale à savoir :
o préparation de l'agenda annuel de la comitologie de Clairsienne,
o envoi des convocations,
o suivi des dossiers à instruire en conseil
o gestion de la relation quotidienne avec les administrateurs (frais, présence au CA, gestion des questions etc.)
o publication des documents de référence : gestion de l'intranet et de l'extranet administrateurs
o participation aux conseils et préparation et rédaction des PVs officiels
o émission des extraits de PVs et formalisation des décisions de DG avec envoi en signature
- Vous prenez la responsabilité de la tenue documentaire de l'entreprise à savoir archivage des contrats, des conventions locatives, des contrats de financement ou garanties et engagements externes de l'entreprise. Cela se traduit par l'alimentation d'un GED électronique.
- Relecture et mise en place de notes internes et aide à la coordination de certains documents stratégiques de l'entreprise nécessitant une coordination multi-services


Votre profil :

Issue(e) d'une formation supérieure BAC+2 (minimum), vous disposez d'une expérience confirmée vous ayant permis de développer des compétences solides dans l'assistanat. Une expérience réussie dans un cabinet juridique ou d'expertise comptable serait un plus.

Vous maitrisez les outils informatiques nécessaires à l'exécution de vos fonctions et notamment office 365.


Vous avez un grand sens de la confidentialité, êtes reconnu pour vos capacités d'adaptation et d'autonomie ainsi que votre capacité à gérer les priorités. Un sens aigu de la rigueur et une forte capacité d'organisation sont nécessaires dans la réussite du poste.

Doté(e) d'un excellent relationnel, votre sens de l'écoute et vos prises d'initiatives vous permettent de collaborer en transversalité avec l'ensemble des directions.

Nous rejoindre, c'est l'opportunité d'intégrer une entreprise qui place l'innovation au c?ur de son engagement social pour créer de nouvelles façons d'habiter, réinventer sa relation client et impulser de nouvelles pratiques en collaboration avec ses habitants-locataires-clients et partenaires.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2300.0 Euros sur 13.0 mois