Assistant / Assistante de direction (H/F)

Berim recherche 1 Assistant de direction et de gestion administrative H/F

Personne pivot de cette Direction d'Affaires composée de directeurs de projet, chefs de projet, conducteurs de travaux, techniciens-projeteurs et une équipe de secrétaires.

Les missions :
- Assurer l'assistanat classique :
Assistanat de direction comprenant la gestion l'agenda du Directeur(trice) et son Adjoint(e), l'accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et le montage de réunions, le traitement du courrier entrant, la diffusion et l'enregistrement, la gestion de la messagerie électronique avec pour objectifs : recherches d'information et assurer un relai interne.

- Assurer le suivi administratif du personnel du Service (30 personnes)
Anime le secrétariat du service, visualise la charge, est amenée à arbitrer, peut faire appel à du soutien interne.
Est garant des procédures internes liées à la traçabilité de notre production (enregistrement des courriers, classement, archivage).

-Assurer la gestion financière :
Rôle clé dans la gestion quotidienne de la facturation, vous serez garant(e) du suivi de la facturation du service. Ce poste exige une grande attention aux détails, un forte capacité d'analyse et d'excellentes compétences organisationnelles :
Participe à la préparation de la facturation de nos missions (usage d'un progiciel interne), vérifie de l'effectivité de notre production, des conditions de facturation, participe à la préparation au budget d'affaires du service.
Participe à la gestion administrative et financière du centre, ainsi que de la sous-traitance, de l'intérim et relais auprès des services généraux.

-Superviser le secrétariat commercial
Superviser la qualité du montage des dossiers de candidatures et offres dématérialisées, en position de mandataire et ou de co traitant.

- Assurer les réunions commerciales de la direction et la veille commerciale ; assurer le suivi des documents commerciaux de la direction (CV, références.)


Ce poste nécessite obligatoirement une expérience professionnelle avérée dans notre environnement professionnel (Bureaux d'études, Entreprises, Cabinets d'Architecte.). Connaissance des différentes phases d'études en maitrise d'?uvre et de leur contenu, connaissances des éléments contractuels qui en découlent.
Avoir une notion des grands principes de la commande publique, de la réglementation des marchés publics, les CCAG.

Accompagnement assuré

Fourchette de salaire : Selon profil X 13 + Prime de Fin d'Année équivalent à un mois de salaire au prorata temporis. Tickets restaurant 60% participation employeur - Mutuelle Santé - Statut employé (ETAM)

Horaires : 37H Travail en journée

Compétences

• Doit avoir le goût des chiffres - Exigé
• Excellente communication orale et écrite - Exigé
• Maîtrise le PACK OFFICE, OUTLOOK, TEAMS - Exigé
• Organisé(e) et méthodique - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Rémunération Annuel de 30000 Euros à 40000 Euros sur 13 mois