Assistant / Assistante de direction (H/F)

Sous la responsabilité du PDG, l'Assistant(e) de Direction H/F sera principalement chargé(e) de :

1. Organisation de l'agenda du Dirigeant et accueil :
- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés...),
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques,
- Accueillir physiquement les rendez-vous,
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques...),
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions...),
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers,
- Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du Dirigeant,
- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles,
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus,
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information),
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire,
- Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer,
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting...),
- Gérer les notes de frais,
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons,
- Assurer le suivi des conditions d'exécution d'un contrat, être le support ponctuel à l'administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL...).

2. Traitement comptable et reporting :
- Saisie comptable des pièces des entreprises filiales,
- Rapprochement bancaire - pointage - recouvrement,
- Émission des devis et factures.

Horaires : 35H Travail le samedi

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 1800 Euros à 2200 Euros sur 12 mois