Assistant / Assistante de direction (H/F)

Date de prise de poste : mercredi 15 Mai 2024.
Au sein d'une association à but non lucratif, du lundi au vendredi de 08h-12h 13h-16h sur la base de 35h/semaine avec modulation annuelle, vous serez chargé(e) d'assister Le Directeur dans l'organisation et la coordination quotidienne de son activité, ses interactions internes et externes. Il/Elle participera à la gestion de l'information ainsi qu'à l'organisation des instances décisionnelles et consultatives ainsi qu'à la rédaction des PV et divers courriers. Vous assurerez les tâches diverses de secrétariat. Vous participerez également au traitement de dossiers du service des prestations lors de périodes de fortes activités.

Organisation et coordination des activités quotidiennes Du Directeur :

Assister le Directeur dans l'organisation quotidienne de leur travail
Organiser l'agenda du Directeur, assurer l'organisation, la préparation et le suivi de ses réunions
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs prenant contact avec la Direction, apporter un premier niveau d'information et orienter vers le service concerné
Assurer l'organisation des rendez-vous et des déplacements
Constituer les dossiers préparatoires aux rendez-vous

Gestion de l'information

Filtrer et répondre aux sollicitations de l'extérieur
Favoriser la circulation et les flux d'information
Traiter les correspondances destinées au Directeur
Assurer la rédaction et la mise en forme de courriers
Assurer la gestion de l'ensemble de ces informations en appréciant les urgences et les priorités

Contribution à l'organisation des instances consultatives et décisionnelles de l'établissement

Participer aux réunions préparatoires, pour prise de notes et consignation des conclusions
Diffuser les convocations et les documents de séance, en veillant au respect des échéances
Assurer le suivi des retours sur convocations (élaboration des listes de présence / absences, gestion des pouvoirs ...)

Gestion administrative

Organiser un secrétariat général dans le cadre de la digitalisation de la documentation
Garantir la conservation et la traçabilité des informations traitées par une bonne utilisation des outils, des bases de données et des méthodes d'archivage
Mettre en place des outils et une méthode de travail permettant une gestion administrative et un fonctionnement efficaces de la Direction
Gérer les aspects logistiques (matériels, locaux et fournitures.)

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Classer des documents - Exigé
• Organiser, coordonner un événement - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
• Collecter et analyser des informations - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 2400 Euros à 2700 Euros sur 12 mois