Assistant / Assistante de direction d'enterprise d'Architecture (H/F)

L'entreprise Madelénat Architecture, dirigée par Antoine MADELÉNAT, Architecte en Chef des Monuments Historiques est implantée à Paris (75006) et à Nice (06000).
L'agence offre ses services pour des études et des missions de maîtrise d'?uvre aux maîtres d'ouvrages publics et privés, afin de pérenniser et de transmettre les valeurs culturelles, artistiques, historiques et humaines du patrimoine, suivant une démarche visant à conserver, mais aussi à promouvoir les usages d'aujourd'hui et ceux de demain.
Le pôle administratif de l'entreprise est implanté à l'agence de Nice et est dirigé par Alexis Perraud, architecte du patrimoine, associé.
Le poste consiste à assister les associés et la responsable administrative dans la gestion administrative et financière de l'entreprise (agences de Paris et de Nice).
- Localisation : Nice (32 Rue de l'hôtel des postes - 06000)
- Contrat : CDD de 6 mois, possibilité de CDI
- Temps de travail : 32 ou 35 h
- Salaire : 2200 à 2800? bruts selon expérience (pour 35h)
- Disponibilité : dès que possible

Les prestations demandées seront les suivantes :
Secrétariat :
- Accueil téléphonique (Ligne principale puisque les différents collaborateurs ont des lignes directes)
- Gestion des emails de la boite générale (réservée à l'administratif et aux nouveaux clients)
- Relecture de dossiers, mise en page, envoi et suivi des bordereaux de remise
- Rédaction et envoi de courriers postaux
- Réservation Hébergement, location de véhicule et billets (avion ou train) - compris gestion des programmes de fidélité.
- Mise à jour du répertoire de l'agence
- Mise à jour du planning de l'agence (plan de charge et calendrier)
- Mise à jour du livret de bord de l'agence
- Saisies des nouvelles affaires

Gestion d'agence :
- Gestion des fournisseurs, fournitures, prestataires (loyers, ménage, imprimante, informatique, parc automobile, Vinci Autoroute, téléphones-internet, etc)
- Gestion des besoins matériels de l'agence (suivi, commandes, entretien des locaux, informatique)
- Suivi des obligations patronales (affichage règlementaires, assurances, .)
- Gestion des démarches administratives (déclaration assurance MAF, déclaration ordre des architectes, Urssaf, Impôt, .)

Comptabilité :
- Lien avec le cabinet comptable
- Trésorerie
- Suivi des coûts généraux et mise à jorus du logiciel de suivi OOTI

Ressources Humaines :
- Lien avec le cabinet RH
- Suivi des salariés (contrat, arrêt maladie, médecine du travail, mutuelles, congés, etc.)
- Suivi des salaires (établissement des variables de paie, paiement des salaires, etc.)
- Suivi, vérification et traitement des frais pro du personnel (utilisation du logiciel ERP : OOTI )
- Suivi des formations
- Gestion et suivi des demande congés, note de frais, feuille d'heures (logiciel OOTI)

Communication :
- Mise à jour du dossier de présentation de l'entreprise
- Mise à jour du site internet (support Wordpress)
- Mise à jour des publications sur les réseaux sociaux.

Métier :
- Suivi des dossiers administratifs des entreprises et partenaires.

PROFIL
Issu(e) d'une formation administrative ou comptable, vous justifiez d'une expérience significative sur un poste d'administration d'entreprise (MOE, MOA ou entreprise), de préférence dans le domaine de l'architecture ou de la construction.
- Bon relationnel et travail en équipe
- Autonomie, rigueur et prise d'initiatives
- Qualité rédactionnelle élevée (français)
- Maitrise du pack office (Outlook, Word et Excel)
- Connaissances impératives en comptabilité d'entreprise.
- Expérience de 3 ans à un poste similaire
- Intérêt aux domaines de l'architecture et du patrimoine
- Titulaire du permis B

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planning du personnel - Exigé
• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Exigé

Langues

Français - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 2200 Euros à 2800 Euros sur 12 mois