Assistant Administratif (h/f)

Votre mission

Vos missions :
Assistanat-Secrétariat
-Assurer le secrétariat du Responsable Supply Chain/Bex et des autres managers de la Division : notes, courrier internes/externes, compte-rendus et liste d’actions des réunions de managers de la Division, graphiques, duplication, reliure, distribution courrier, etc.
-Création et suivi des tableaux de bord et indicateurs de la division (maintien des fichiers, impression, affichage, diffusion) et panneaux d’affichage. Relais dans le service des communications du site.
-Préparation et gestion des réunions de service
-Support à l’organisation des voyages dans la division et gestion de notes de frais des voyageurs de la Division (dans le système NOTILUS)
Conformité aux exigences GMP
-Classement de documents, procédures et archivage.
-Gérer la documentation maitrisée :
-Participation à l’élaboration et à la modification des procédures dans le système de gestion électronique de la documentation. Mise en forme et suivi de la gestion des procédures
-Gestion des modules de qualification attribués/à attribuer aux collaborateurs de la Division (rôle de Coordinateur ISOtrain)
-Création, affectation et mise à jour des modules.
-Optimisation des modules pour concilier performance et conformité
-Suivre/justifier le cas échéant les retards de prise de connaissance de documents/supports e-learning
CAPA
-Coordination du suivi des CAPA pour la division : relances pour faire documenter les tâches faites, alertes des managers, escalades des sujets à risque et/ou retards au resp. de Division
Impression des OP
-En concordance avec planning de production : impression et mise à disposition des documents maitres de fabrication et instructions de fabrications pour le compte des Unités de Production (sous SAP)
Gestion commandes et budget
-Traiter les demandes d’achat générales pour la Division, ainsi que leur réception, suivi des factures, des contrats, mise à jour des dossiers, assurer le lien avec le service comptabilité dans le cadre du suivi des commandes/facturations.
-Optimisation des achats de consommables de bureau
-Suivi budgétaire pour le compte du responsable de Division
-Backup pour création des commandes clients
Gestion des données de base SAP
Backup / Support au personnel de la division pour création des données de base (articles, recettes, fournisseurs) sous SAP


Qualifications requises pour ce poste :

• Expérience sur SAP indispensable (ou autre ERP similaire), Pack Office (’Excel)
• Rigueur, organisation, réactivité

Votre profil

Vos missions :
Assistanat-Secrétariat
-Assurer le secrétariat du Responsable Supply Chain/Bex et des autres managers de la Division : notes, courrier internes/externes, compte-rendus et liste d’actions des réunions de managers de la Division, graphiques, duplication, reliure, distribution courrier, etc.
-Création et suivi des tableaux de bord et indicateurs de la division (maintien des fichiers, impression, affichage, diffusion) et panneaux d’affichage. Relais dans le service des communications du site.
-Préparation et gestion des réunions de service
-Support à l’organisation des voyages dans la division et gestion de notes de frais des voyageurs de la Division (dans le système NOTILUS)
Conformité aux exigences GMP
-Classement de documents, procédures et archivage.
-Gérer la documentation maitrisée :
-Participation à l’élaboration et à la modification des procédures dans le système de gestion électronique de la documentation. Mise en forme et suivi de la gestion des procédures
-Gestion des modules de qualification attribués/à attribuer aux collaborateurs de la Division (rôle de Coordinateur ISOtrain)
-Création, affectation et mise à jour des modules.
-Optimisation des modules pour concilier performance et conformité
-Suivre/justifier le cas échéant les retards de prise de connaissance de documents/supports e-learning
CAPA
-Coordination du suivi des CAPA pour la division : relances pour faire documenter les tâches faites, alertes des managers, escalades des sujets à risque et/ou retards au resp. de Division
Impression des OP
-En concordance avec planning de production : impression et mise à disposition des documents maitres de fabrication et instructions de fabrications pour le compte des Unités de Production (sous SAP)
Gestion commandes et budget
-Traiter les demandes d’achat générales pour la Division, ainsi que leur réception, suivi des factures, des contrats, mise à jour des dossiers, assurer le lien avec le service comptabilité dans le cadre du suivi des commandes/facturations.
-Optimisation des achats de consommables de bureau
-Suivi budgétaire pour le compte du responsable de Division
-Backup pour création des commandes clients
Gestion des données de base SAP
Backup / Support au personnel de la division pour création des données de base (articles, recettes, fournisseurs) sous SAP


Qualifications requises pour ce poste :

• Expérience sur SAP indispensable (ou autre ERP similaire), Pack Office (’Excel)
• Rigueur, organisation, réactivité

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