Assistant Administratif ET Financier Politique de la Ville (H/F)

Missions :
Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur/rice de projet, Responsable du service politique de la ville, l'Assistant(e) Administratif(ve) ET Financier(ère) (H/F) intègre une équipe chargée de la mise en ?uvre du programme de développement social et urbain sur les quartiers politique de la ville à Saint-Fons (Arsenal - Carnot Parmentier et Clochettes), mandatée par la Ville de Saint-Fons, la Métropole de Lyon et l'Etat.

Au sein de la Ville de Saint-Fons, vous êtes un véritable point d'appui et de coordination des différentes missions de l'équipe projet. Vous assistez, aidez au suivi et à l'organisation de la mise en ?uvre dans les domaines de chaque agent de l'équipe projet, en articulation avec les autres directions et les différents partenaires extérieurs.

Activités
1/ Gestion administrative courante (40%) :
- organiser les réunions, séminaires, interventions : logistique (réservation de salles, accueil, réservation de matériel, .), préparation des documents (invitations, mise en forme et cohérence des documents, duplication...), organiser les réunions publiques dans une dimension protocolaire,
- mettre en page et relire des notes, courriers, délibérations, conventions, lettres de commande,
- assurer le référencement et classement des courriers départs et des délibérations, photocopie et distribution, archivage et classement (dossiers et documentation)
- assurer la gestion de l'agenda du responsable de service (prise de rendez-vous, suivi, mise à jour de l'agenda partagé),

2/ Gestion administrative des campagnes de financements de projets annuels ou ponctuels (30%) :
- assurer l'information des porteurs de projets sur les procédures et les délais,
- fournir les formulaires nécessaires aux constitutions de demandes de financements,
- pilotage et constitution des outils de gestion et de suivi des financements,
- formalisation des conventions à partir de modèles type, mise à la signature, envoi, classement
3/ Gestion budgétaire des dépenses et des recettes du service (20%) :
- assister le responsable de service pour l'élaboration et le suivi du budget (budget primitif, décisions modificatives, virements de crédits),
- aider à la rédaction des délibérations,
- assurer la disponibilité des ressources financières et matérielles (dont commande de fournitures),
- assurer le suivi budgétaire avec transmission des tableaux, suivi des factures et consommation des crédits,
- recenser régulièrement les engagements non réalisés,
- aider à la constitution des dossiers pour l'appel de fonds (acomptes et soldes de subventions),
- assurer le suivi des marchés et lettres de commande du service et de leur reconduction, aide à la rédaction
- assurer le lien avec la Direction des finances (consultation du logiciel, croisement des suivis)

4/ Assurer une fonction d'accueil physique et téléphonique pour les services de la DDU basés sur l'Hôtel de Ville (10%) :
- renseigner, conseiller, accompagner,
- filtrer et aiguiller les appels,
- être le garant de l'image du service,
- aider à la gestion de fonctionnement du bâtiment CROIZAT (planning occupation, sécurité du bâtiment, suivi maintenance et entretien, .)
- renouveler l'affichage des évènements et informations pour le public
- en cas de besoin, apporter un soutien pour l'accueil physique et téléphonique des services urbanisme et cadre de vie

*** PROFIL :
_ Minimum BAC Pro à BTS Secrétariat Comptabilité
_ Expérience de 1 an même poste
_ Etre à l'aise avec l'aspect financier du poste

Horaires : 38H Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Compétences

• Fiscalité - Souhaité
• Superviser les procédures de gestion financière - Souhaité
• Élaborer, suivre et piloter un budget - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Rémunération Mensuel de 1950 Euros à 2100 Euros sur 12 mois