Assistant administratif et facturation H/F

Le CHU de Poitiers recrute un Assistant administratif et facturation H/F pour la Direction des Ressources Biomédicales. Poste à pourvoir à compter du 2 septembre 2024, en CDI, Temps plein.

I. Poste proposé
1. Activités principales
- Suivi de tous types de litiges « facturation » et réceptions liés au secteur Achat PUI avec le service facturier (contact fournisseur, relance)
o Problème de référence
o Problème de quantité
o Erreur de facturation
- Suivi des avoirs en lien avec les litiges facturation et réception
- Suivi des remises sur chiffre d'affaires des fournisseurs (reporting, suivi)
- Suivi et mise en place des achats pour comptes, lien avec la D.A.F (envoi de courrier, calculs avoirs.)
- Suivi des rattachements de charge avec la D.A.F
- Gestion des relations téléphoniques avec les fournisseurs concernés
- Réalisation d'un reporting hebdomadaire d'activité
- Lien avec les fournisseurs pour les commandes de non stériles

2. Activités secondaires
- Gestion des bons à recevoir (archivage)
- Gestion des avoirs liés aux demandes de matériovigilance en lien avec le Pharmacien référent
- Répondre aux questions liées à l'état des commandes (réception, facturation.)

3. Nature du contrat et des conditions de recrutement

- CDI à compter du 2 septembre 2024.
- Grade : catégorie C, adjoint administratif.

4. Quotité de temps de travail
- Temps plein, amplitude horaire allant de 8h à 17h30, du lundi au vendredi.


II. Profil recherché
1. Diplôme et formation requis
Formation et/ou expérience souhaitées dans le domaine administratif et/ou financier (facturation).

2. Compétences nécessaires ou à acquérir
- Maitriser les logiciels : Magh2® et le module Prodige®, Excel, Word, Pharma®
- Bonne connaissance des logiciels bureautiques
- Savoir hiérarchiser les activités à réaliser
- Savoir synthétiser les données

3. Aptitudes requises
- Sens relationnel, organisation, rigueur, méthode
- Esprit d'initiative et savoir rendre compte
- Autonomie et aptitude au travail en équipe
- Maitrise de soi
- Dynamisme
- Capacité d'analyse

4. Qualités requises
- Capacités d'organisation et de gestion du temps de travail
- Rigueur, méthode et autonomie
- Savoir faire preuve de diplomatie
- Aptitude au travail en équipe
- Savoir rendre compte
- Faire preuve de discrétion et de discernement

III. Démarches à effectuer pour postuler
La date limite de dépôt des candidatures (CV et lettre de motivation) à déposer sur le site web du CHU est le 2 juin 2024.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Souhait?

Compétences

• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Élaborer des tableaux de bord - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Rémunération grille fonction publique hosp.