Assistant administratif au cabinet du président (H/F)

Missions :
Organisation et planification des réunions/événements :
- Assurer la tenue des agendas, planifier les réunions et les déplacements en fonction des disponibilités des participants et des impératifs d'agendas, veiller à leur bon déroulement, établir les invitations, préparer les salles, des éléments de dossiers et d'informations, etc ;
- Veiller à la bonne transmission des documents préparatoires aux réunions en lien avec les services ;
- Assurer l'interface entre les élus, le cabinet et les services et instances partenaires (Etat, Région, Département, associations, communes...).

Protocole : suivi des manifestations pour le cabinet et gestion des représentations politiques :
- Piloter et suivre le protocole des événements et réceptions de l'agglomération ;
- Gérer les invitations et des inscrits ainsi que des aspects organisationnels ;
- Piloter les représentations politiques des élus de l'agglomération sur des événements et manifestations internes et externes.

Organisation et assistance pour les activités du cabinet :
- Assister le Chef de cabinet dans ses missions, réunions et organisation de ses activités ;
- Participer à l'activité du cabinet : agenda, réunions/rendez-vous, manifestations, implication dans le suivi de manifestations patriotiques, des élections ou de grands événements de l'agglomération ;
- Transmettre des messages, rechercher et transmettre des informations, préparer des fonds de dossiers... ;
- Mise à jour de tableau de suivi et relance des interlocuteurs.

Accueil physique et téléphonique, secrétariat :
- Renseigner et orienter les interlocuteurs ;
- Recevoir les administrés et les partenaires, filtrer et transmettre les appels téléphoniques et les courriers ;
- Prendre des notes, mettre en forme tous types de courriers et rédiger des comptes-rendus ;
- Réaliser la saisie et la mise en forme de documents et contenus divers ;
- Organiser le classement et l'archivage de dossiers.
Profil recherché :
- Titulaire de la fonction publique (catégorie B) ou contractuel
- Confidentialité, discrétion
- Maîtrise de l'outil informatique
- Rigueur et organisation
- Excellent relationnel
- Disponibilité
- Dynamisme et capacité à proposer des solutions

Contact et informations complémentaires :
Date de la prise de poste : dès que possible
Durée du contrat le cas échéant : CDD 1 an
Poste à temps complet : 35 ou 36 heures hebdomadaires selon profil octroyant le droit à RTT
- Mutuelle et prévoyance groupe avec participation de l'employeur.
- Prise en charge des frais de transport en commun domicile/lieu de travail à hauteur de 75%.
- Ticket restaurant avec participation employeur.
- Affiliation au CNAS.

Contact :
Florian OGIER - Chef de cabinet : florian.ogier@ca-saintdie.fr

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+3, Bac+4 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planifier des rendez-vous - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Rémunération statutaire B