Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

La Mission Locale de Saint Martin d'Hères est une structure associative, membre du Service Public de l'Emploi et du Réseau national des Missions Locales. Elle accompagne les jeunes de 16 à 25 ans dans leur recherche d'orientation, de formation, d'emploi en veillant à prendre en compte et à respecter les spécificités et besoins de chacun. Pour ce faire elle met en ?uvre un accompagnement global permettant une inclusion et une réelle autonomie et a à c?ur d'innover, de soutenir et de valoriser les jeunes dans la réalisation de leurs projets.

L'assistant.e administrati.f.ve a en charge le suivi administratif des dossiers jeunes et des dispositifs d'accompagnement . Il/elle participe à l'organisation administrative et technique de l'activité liée à l'insertion professionnelle des jeunes ainsi qu'au travail d'accueil, d'information et d'orientation du public de la MLJ. Il.elle exerce les tâches suivantes : Saisie informatique quotidienne, planification, gestion des mails, réception d'appels, traitement informatique des dossiers, vérification des documents, préparation des commissions de sanction, accueil des intervenants, gestion des urgences.

Connaître et comprendre les dispositifs d'accompagnement
Rédiger et mettre à jour les procédures administratives de l'accompagnement jeune
Centraliser et contrôler la validité des documents aux différentes étapes de parcours du jeune
S'assurer du contrôle de cohérence en collaboration et lien étroit avec les conseillers
Contrôler selon le processus défini la conformité des dossiers jeunes
Suivre les déclarations de ressources des jeunes, faire le lien entre eux et l'ASP
Transmettre dans les délais impartis et les règles définies les différents documents attendus aux organismes partenaires et payeurs
Suivre l'ensemble des processus afin de s'assurer de leur aboutissement
Participer aux commissions de suivi jeunes et mettre en application les décisions
Traiter les documents relatifs aux heures effectuées et l'aspect comptable/financier qui en découle
Accompagner les jeunes dans la constitution des dossiers
Administrer une base de données : créer, alimenter et mettre à jour des tableaux de bord de suivi de l'activité
Classer, archiver des documents relatifs à l'activité
Assurer des relances téléphoniques : recueillir les informations et les saisir sur le logiciel interne
Accueillir, prendre en compte tout public et gérer les flux.
Informer et orienter le public reçu.

ACTIVITES D'ACCUEIL (mission ponctuelle) :
Accueil physique de tout public qui s'adresse à la MLJ.
Accueil téléphonique : Gérer un standard, prendre des messages.
Gérer le flux, c'est à dire gérer les temps d'attente, les tensions ; contrôler les mouvements du public dans l'enceinte de la MLJ.
Informer et orienter le public.
Aider le jeune à remplir un document administratif, une fiche d'accueil.

PRISE DE POSTE 02/05/2024

Horaires : 36H Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Compétences

• Normes rédactionnelles - Souhaité
• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 1898.79 Euros sur 12.0 mois