Agent de scolarité en formation apprentissage (H/F)

Mission du service/positionnement hiérarchique :

Au sein du service de la Scolarité et sous la responsabilité de la cheffe de service, l'agent de scolarité en formation apprentissage, a pour principale mission d'assurer le lien entre tous les acteurs du service apprentissage et de prendre en charge les procédures administratives. Il/Elle est en relation permanente avec les apprentis, les maîtres d'apprentissage, les tuteurs pédagogiques, les équipes enseignantes, les responsables de formation, les entreprises et les Centres de formations d'Apprentissage partenaires.

Missions principales de l'agent :

Secrétariat pédagogique de formations en apprentissage (100 à 150 apprentis)
- Accueil, information et orientation des étudiants intéressés par la formation en apprentissage
- Aide au recrutement des futurs apprentis (suivi des dossiers de candidature, envoi de convocations, mise à jour des listes jusqu'à finalisation de groupes d'apprentis)
- Accompagnement des candidats admissibles durant leur recherche d'entreprise (envoi des offres d'alternance, réponse aux demandes d'entreprises)
- Organisation des réunions annuelles des formations
- Affichage et transmission des informations à destination des apprentis
- Mise à jour des emplois du temps des formations
- Gestion des notes (saisie des notes et des résultats sur Apogée, édition des relevés de notes et des PV de jury)

Relations avec les entreprises
- Renseigner les entreprises sur les formations en apprentissage et son fonctionnement
- Mise en relation des entreprises avec les CFA partenaires pour la mise en place du contrat d'alternance

Relations avec les CFA
- Suivi des 14 critères qualité imposés par les CFA
- Saisie et mise à jour du calendrier d'alternance sur les logiciels des CFA
- Gestion de la présence des apprentis aux cours (vérification des feuilles d'émargement et saisie des absences sur les logiciels des CFA)
- Envoi des relevés de présence mensuels par apprenti aux employeurs

Connaissance, savoir :
- Connaissance du fonctionnement d'un établissement universitaire

Savoir-faire :
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Power Point)
- Adaptation à des applications informatiques spécifiques (e-CFA, YPAREO, APOGEE)
- Qualités de communication orale et écrite


Née de la volonté conjuguée d'universités, de grandes écoles et d'organismes de recherche, l'Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe recherche et innovation, et s'exprime en sciences fondamentales et appliquées pour répondre aux enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l'Université est au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle, et propose aussi des formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris, l'Université bénéficie d'une position géographique favorisant sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques.

- De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l'Université Paris-Saclay
- Des possibilités de restauration proches des lieux de travail
- Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
- Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions

Horaires : 36H50 Travail en journée

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Rémunération Mensuel de 2000 Euros à 2200 Euros sur 12 mois