Agent d'accueil polyvalent site Bourgmayer (H/F)

Groupe RIFSEEP : 2
Vos activités principales :
L'agent d'accueil polyvalent, situé physiquement sur le site Bourmayer, sous l'autorité de la cheffe d'unité logis que moyens généraux, assure les tâches suivantes :
Accueil physique des usagers, des partenaires institutionnels, des professionnels venant sur le site :
- renseigner le public selon les procédures
- orienter l'usager vers le service ou l'agent compétent, ou le réorienter vers une autre administra on ou autre interlocuteur
- orienter le professionnel vers la personne ou le lieu sur lequel il doit intervenir
Accueil téléphonique :
- Acheminer les communications vers le service ou l'agent compétent
- Communiquer des informations générales aux usagers
Pour les deux accueils :
- Mettre en ?uvre les engagements institutionnels liés à la qualité de l'accueil
- Participer à la mise en ?uvre d'enquêtes de satisfaction
- Etre force de propositions pour améliorer les accueils et les procédures
Gestion du courrier selon les procédures :
- trier le courrier entrant et le diffuser aux services
- préparer les recommandés et la nave/e d'envoi du courrier
Missions logistiques :
- gérer la réservation des salles de réunion
- réceptionner les livraisons
- assurer la distribution des pettes fournitures de bureau (toner, papier, enveloppes, etc...) et du matériel informa que de proximité
- assurer des missions d'appui logis que selon le contexte : archives, inventaire, gestion des
badges, ouverture des portes, etc ...
Votre environnement professionnel :
- Activités du service
Le Secrétariat Général Commun Départemental (SGCD) assure l'ensemble des fonctions support pour la préfecture et les 3 DDI (DDT, DDETS et DDPP). Il comprend 5 bureaux : le bureau des ressources humaines (BIRH), le bureau de la prévention, de la forma on et de l'action sociale (BIPFAS), le bureau du budget, des finances et de la poli que immobilière (BIBFPI), le bureau interministériel de la logis que et de la gestion bâtimentaire (BILGB), le bureau des systèmes d'information et de communication(BISIC)
Au sein du SGCD, le BILGB a pour mission :
- de gérer le patrimoine immobilier des DDI et de la préfecture ;
- de veiller à procurer aux services bénéficiaires les ressources et moyens matériels nécessaires à leur bon fonctionnement ;
- d'assurer la continuité de l'accueil physique et téléphonique , et la gestion du courrier.

- Composition et effectifs du service
Le BILGB comprend 18 agents dont 1 chef de bureau et 1 archiviste, 10 agents au sein de l'unité logis que moyens généraux dont la cheffe d'unité et 6 agents au sein de l'unité gestion bâtimentaire dont le chef d'unité.

Vos compétences principales mises en oeuvre (listes déroulantes)
Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel - niveau maîtrise requis
Avoir des compétences en informa que - bureau que - niveau pra que -requis
Connaissance technique au choix Connaître les techniques d'accueil - niveau maîtrise - requis

Savoir-faire
Savoir s'organiser - niveau pratique - requis
Savoir analyser - niveau pratique - requis
Savoir-être
avoir le sens des relations humaines -niveau maîtrise - requis
Savoir accueillir - niveau maîtrise - requis
Savoir s'exprimer oralement - niveau pratique - requis
Savoir s'adapter - niveau maîtrise - requis

Le dossier de candidature est constitué des pièces suivantes :

- le dossier d'inscription dûment rempli, daté et signé

- une lettre de motivation manuscrite ou dactylographiée

- un curriculum vitae dactylographié indiquant le niveau d'étude ainsi que, le cas échéant, le contenu et la durée des formations suivies et des emplois occupés

- une photocopie recto/verso de la carte nationale d'identité ou du passeport

- un document justifiant de la situation au regard de la législation sur le service national

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

CAP, BEP et équivalents - Souhait?

Compétences

• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Identifier, traiter une demande client - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Rémunération Mensuel de 1801.74 Euros sur 12 mois