Agent / Agente d'accueil et reservations (H/F)

Sous la responsabilité du responsable accueil, réservation et développement des publics, et en conformité avec le projet global de la structure, l'agent d'accueil a pour missions:

Accueil physique et téléphonique
Gestion des encaissements
Suivi des réservations groupes
Suivi de la librairie
Suivi des brochures touristiques

Accueil physique et téléphonique:
Accueil, information et orientation des visiteurs (groupes scolaires, groupes non scolaires et individuels)
Accueil des RDV et ou prestataires extérieurs
Vérification du planning journalier avec les groupes lors de leur arrivée
Suivi et mise à jour des informations apparaissant sur l'écran d'accueil
Tri et mise à jour des informations (tracts, dépliants) proposées à l'accueil
Vérification des supports et outils numériques proposés aux visiteurs
Veille au respect et à l'application par les groupes et visiteurs des conditions générales déterminées par la structure, signalement à la direction en cas de conflit
Suivi des stocks pour les commandes de billets à passer avec la responsable
Réception des commandes livrées à l'accueil
Entretien de la machine à café installée dans l'espace repos
Envoi de l'enquête de satisfaction

Gestion du standard téléphonique de la structure:
Information et renseignements
Transfert des appels
Prise de message téléphonique
Gestion des réservations téléphoniques sur Billetweb

Gestion des encaissements:
Tenue de la caisse principale
Vente des billets d'entrée
Vente de la librairie (ouvrages et produits dérivés)
Préparation de la caisse en début de journée
Comptage et vérification de la caisse en fin de journée
report des écarts de caisse constatés dans le cahier prévu à cet effet
Établissement de factures pour les groupes accueillis

Réservations:
Suivi des demandes de réservation
Établissement des devis (bons de commandes)
Envoi des devis (bons de commandes)
Suivi des relances
Création des éventements Pass'Culture
Création des éventements Pass'Région
Envoi des documents de bienvenue

Brochures touristiques:
Suivi des brochures touristiques
Réassort des présentoirs de brochures touristiques
Envoi des brochures de la Maison d'Izieu aux partenaires locaux et ou culturels
Envoi par courrier pour les demandes de brochures souhaitées par la Maison d'Izieu

Librairie:
Suivi de la librairie
Réapprovisionnement et entretien des rayonnages
Réception des commandes (contrôle, étiquetage et mise en rayon)
Gestion des commandes (réassorts)
Veille et approvisionnement du stock disponible dans l'espace librairie
Saisie des commandes
Saisie des transferts de stocks
Suivi des ouvrages et produits dérivés sortis du stock en tant que dons
Propositions de quantités d'ouvrages à commander pour le développement des stocks de la librairie

Ouverture et fermeture des bâtiments ouverts à la visite (portes, fenêtres, mise en service des matériels informatiques et audio-visuels, et de l'alarme)
Vérification des dispositifs numériques et installations de l'exposition avant l'ouverture au public, en rotation avec les médiateurs
Aide à l'envoi en masse de documents

Profil recherché:
Capacité à accueillir, écouter et renseigner
capacité à travailler en équipe
Qualités organisationnelles et rédactionnelles
Autonomie, dynamisme et confidentialité
Maitrise du français oral et écrit exigée
Anglais souhaité
connaissance Suite Office Microsoft 365
Outlook
SAGE

Convention ECLAT, rémunération selon profil
CDI 20h à compter du 1er septembre 2024


Horaires : temps partiel Travail en journée

Compétences

• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Identifier, traiter une demande client - Souhaité

Langues

Anglais - Exig?
Allemand - Souhait?
Rémunération Selon profil