Le métier de secrétaire a énormément évolué au cours des dernières années. Alors qu’elles se contentaient auparavant de saisir des textes sur ordinateur et de gérer un agenda, elles doivent à l’heure actuelle accomplir des missions plus complexes. Les candidats ont dû ajouter des cordes à leurs arcs, par exemple en maîtrisant de mieux en mieux les différents outils permettant d’exercer le métier ou en jouant sur les langues.

 

La polyvalence avant tout

 

Le poste de secrétaire s’apparente aujourd’hui davantage à celui d’assistante administrative. En effet, la tendance est à la polyvalence : là où une entreprise pouvait se permettre de recruter plusieurs secrétaires chacune spécialisée dans un domaine ou gérant les rendez-vous et dossiers d’un supérieur hiérarchique, elles préfèrent désormais confier ces tâches à une seule personne.

Par ailleurs, de nombreuses tâches qui étaient auparavant réservées à des spécialistes reviennent aujourd’hui aux secrétaires. Elles peuvent par exemple être chargées de la présélection des CV pour un recrutement, alors que cette mission devrait revenir à un chargé de recrutement ou un responsable des ressources humaines. Certaines s’occupent également de la relation avec la clientèle, qui est d’ordinaire réservée aux chargés de clientèle ou aux commerciaux. Cette tendance est plus flagrante encore dans les PME, où la polyvalence est l’un des premiers critères de sélection pour les secrétaires, car ces entreprises ont particulièrement besoin de profils capables de gérer des situations très différentes. Dans les grands groupes, les tâches sont plus partagées entre les services.

 

Les formations

 

Il existe de nombreux diplômes de niveaux différents qui mènent au secrétariat. Les collégiens peuvent s’orienter vers ce métier à la fin de la classe de 3ème en choisissant de décrocher un BEP métiers du secrétariat. Certains décideront de continuer leurs études, par exemple avec un bac pro ou une mention complémentaire. Des diplômes de niveau III existent également dans le secteur, comme le BTS assistant de gestion de PME-PMI, le BTS assistant secrétaire trilingue, le DUT gestion administrative et commerciale, le DUT gestion des entreprises et des administrations…

Pour tous ces diplômes, les enseignements se concentrent principalement sur la bureautique, le français, la communication des informations et la gestion des dossiers. En fonction de la spécialité choisie, les cursus insistent davantage sur l’utilisation des langues, la maîtrise de l’outil informatique ou la partie administrative du métier.

Les responsabilités d’une secrétaire varient en fonction du diplôme qu’elle a obtenu : plus elle aura poussé ses études, plus il lui sera demandé de faire preuve d’autonomie, de s’occuper de dossiers importants, ou encore de gérer le personnel.

Il existe par ailleurs des façons plus spécifiques d’exercer le métier. Certains préfèrent par exemple s’orienter vers le secteur médical ou le secteur juridique. Une formation complémentaire est alors nécessaire afin de maîtriser le vocabulaire et les contraintes de ces domaines particuliers.

 

Chiffres-clés

32,2 %
Des secrétaires sont titulaires d’un CAP ou d’un BEP

49,2 %
Des secrétaires possèdent un diplôme en secrétariat, bureautique, comptabilité ou gestion

97 %
Des secrétaires sont des femmes

26 %
Des secrétaires sont employées à temps partiel
 

 

Le métier de secrétaire a énormément évolué au cours des dernières années. Alors qu’elles se contentaient auparavant de saisir des textes sur ordinateur et de gérer un agenda, elles doivent à l’heure actuelle accomplir des missions plus complexes. Les candidats ont dû ajouter des cordes à leurs arcs, par exemple en maîtrisant de mieux en mieux les différents outils permettant d’exercer le métier ou en jouant sur les langues.

 

La polyvalence avant tout

 

Le poste de secrétaire s’apparente aujourd’hui davantage à celui d’assistante administrative. En effet, la tendance est à la polyvalence : là où une entreprise pouvait se permettre de recruter plusieurs secrétaires chacune spécialisée dans un domaine ou gérant les rendez-vous et dossiers d’un supérieur hiérarchique, elles préfèrent désormais confier ces tâches à une seule personne.

Par ailleurs, de nombreuses tâches qui étaient auparavant réservées à des spécialistes reviennent aujourd’hui aux secrétaires. Elles peuvent par exemple être chargées de la présélection des CV pour un recrutement, alors que cette mission devrait revenir à un chargé de recrutement ou un responsable des ressources humaines. Certaines s’occupent également de la relation avec la clientèle, qui est d’ordinaire réservée aux chargés de clientèle ou aux commerciaux. Cette tendance est plus flagrante encore dans les PME, où la polyvalence est l’un des premiers critères de sélection pour les secrétaires, car ces entreprises ont particulièrement besoin de profils capables de gérer des situations très différentes. Dans les grands groupes, les tâches sont plus partagées entre les services.

 

Les formations

 

Il existe de nombreux diplômes de niveaux différents qui mènent au secrétariat. Les collégiens peuvent s’orienter vers ce métier à la fin de la classe de 3ème en choisissant de décrocher un BEP métiers du secrétariat. Certains décideront de continuer leurs études, par exemple avec un bac pro ou une mention complémentaire. Des diplômes de niveau III existent également dans le secteur, comme le BTS assistant de gestion de PME-PMI, le BTS assistant secrétaire trilingue, le DUT gestion administrative et commerciale, le DUT gestion des entreprises et des administrations…

Pour tous ces diplômes, les enseignements se concentrent principalement sur la bureautique, le français, la communication des informations et la gestion des dossiers. En fonction de la spécialité choisie, les cursus insistent davantage sur l’utilisation des langues, la maîtrise de l’outil informatique ou la partie administrative du métier.

Les responsabilités d’une secrétaire varient en fonction du diplôme qu’elle a obtenu : plus elle aura poussé ses études, plus il lui sera demandé de faire preuve d’autonomie, de s’occuper de dossiers importants, ou encore de gérer le personnel.

Il existe par ailleurs des façons plus spécifiques d’exercer le métier. Certains préfèrent par exemple s’orienter vers le secteur médical ou le secteur juridique. Une formation complémentaire est alors nécessaire afin de maîtriser le vocabulaire et les contraintes de ces domaines particuliers.

 

Chiffres-clés

32,2 %
Des secrétaires sont titulaires d’un CAP ou d’un BEP

49,2 %
Des secrétaires possèdent un diplôme en secrétariat, bureautique, comptabilité ou gestion

97 %
Des secrétaires sont des femmes

26 %
Des secrétaires sont employées à temps partiel