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On compte environ 800 000 secrétaires en France, dont 98 % sont des femmes. Mais derrière cette fonction se cachent des réalités très variées. La secrétaire « traditionnelle », qui ne s’occupe que de l’agenda, des coups de téléphone, du courrier et des plannings est en perte de vitesse. De plus en plus, elle prend aussi en charge des tâches de coordination et d'assistance, auprès d’une équipe ou d’un manager. Ses missions sont multiples et simultanées, avec souvent beaucoup d’imprévus à gérer, d’urgence à satisfaire, en plus du travail quotidien planifié.
Aujourd’hui, la secrétaire-assistante, plus autonome, maîtrise l’informatique et une ou deux langues étrangères. Si elle travaille pour plusieurs personnes à la fois, elle assure l'interface entre les membres de l'équipe et veille à la bonne diffusion de l'information. Elle peut aussi se spécialiser dans un domaine précis, afin d’avoir davantage de perspectives d’évolution : juridique, marketing ou commerce international. Le métier de secrétaire ou d’assistante peut enfin permettre d’accéder à des postes de responsable de communication, responsable des ressources humaines… Pour prétendre à un poste d’assistante de direction, il faut généralement 3 à 5 ans d’expérience, mais l’évolution dépend avant tout de la personnalité, de la motivation et du profil de la secrétaire/assistante.
Côté salaires aussi, les situations sont très variées, en fonction des tâches remplies. La rémunération moyenne est de 23 600 euros brut par an, mais débute à 35 000 euros brut annuels pour les assistantes de direction, et peut monter jusqu’à 50 000 euros par an. Le taux de chômage demeure élevé dans la profession (21 %), mais celles et ceux qui ont une bonne formation bac +2 et la maîtrise des langues tirent bien leur épingle du jeu. À court terme, de nombreux recrutements sont prévus pour remplacer les départs en retraite. À plus long terme, il reste cependant difficile d’évaluer les impacts des nouvelles technologies sur ce secteur.
Interview
Claudine Saint-Roch / Joannides, présidente fondatrice depuis 12 ans de l'association professionnelle des secrétaires et assistantes de direction "C'A.Dir Dauphiné Savoie", association qui est membre fondateur de la FFMAS (fédération française des métiers de l'assistanat et du secrétariat)
Quelle est la différence entre une assistante et une secrétaire ?
Pour moi et pour nombre de professionnels qui ont réfléchi et partagé, aujourd’hui, on pourrait dire qu’une secrétaire serait plutôt une exécutante, et une assistante serait une secrétaire avec en plus l’autonomie, l’initiative, la gestion de dossiers en propre. Mais tout est question en fait de contenu du poste, qui peut être différent d’une entreprise à l’autre, d’une personne à l’autre, d’un manager à l’autre. Le plus important est bien le contenu et non l’appellation. Ainsi, pour ce qui me concerne, on peut m’appeler, secrétaire, secrétaire de direction, assistante, assistante de direction, l’essentiel c’est que je sache ce qu’il y a à faire…
Quelles sont les qualités nécessaires ?
Performance dans l’utilisation des outils informatiques, disponibilité, rigueur, organisation, savoir communiquer, savoir écouter et comprendre les demandes des clients internes et externes, autonomie, prise d’initiatives (avec l’expérience bien sûr).
Quelles études faut-il suivre pour être secrétaire ?
Aujourd’hui, le bac pro est vraiment le minimum des minimums, et encore, je dirais même que le minimum est le BTS. Sans doute, dans les TPE et les PME, des niveaux inférieurs peuvent suffire (BEP et bac pro), à condition toutefois d’avoir un peu d’expérience professionnelle. Mais dans les grandes entreprises, le BTS est requis. Pour assurer ses chances de trouver un emploi, il faut évidemment maîtriser l’anglais, ainsi que des outils tels que Word, Excel et PowerPoint. Et bien sûr savoir naviguer sur Internet et utiliser une messagerie électronique.
Y a-t-il beaucoup d’embauches dans ce secteur ?
Les embauches vont en s’accroissant. Encore faut-il avoir les bonnes compétences et le bon niveau pour postuler. De plus, on annonce depuis quelques temps, une pénurie d’assistantes/secrétaires, c’est donc qu’il y a encore un bel avenir à ce métier. On demande de plus en plus de polyvalence dans cette fonction, mais on demande également de plus en plus de spécialisation par une maîtrise ou une licence dans un domaine particulier (juridique, langue, marketing, communication, etc.)
