Classique. Le candidat idéal –ou presque- motivé et intelligent, qui excellait dans son dernier poste, ne répond pas à la charge de travail de votre entreprise. De la réussite d’intégration d’un nouvel employé dépend ses capacités à maîtriser sa nouvelle mission. Adaptation, explication, présentation doivent devenir des étapes essentielles après une embauche.
La rencontre avec le supérieur
Cette démarche souvent bâclée pose pourtant les fondements d’une future collaboration réussie. Certains points essentiels doivent être soulevés dont l’un des plus importants consiste en la relation avec le supérieur immédiat. Quelles sont les attentes de la hiérarchie ? Comment l’employé sera évalué ? Questions primordiales auxquels il faudra répondre pour cadrer un « nouveau ». Le supérieur devra aussi, dans ce premier entretien définir l’ordre des priorités des tâches à accomplir, et l’autonomie de son subordonné. Quelles décisions peut-il prendre ? Quand doit-il lui faire part de certains éléments ? Sans ces informations, l’employé se défend entre les missions professionnelles et l’attitude à adoptée vis-à-vis de son employeur ; il ne parvient pas à travailler de façon productive. Dans un second temps, il faut aborder ses rapports avec les subordonnés du nouvel employé, s’ils existent. Qui doit-il diriger ? Qu’attend-on de son équipe ? Et dans cette équipe, quelles sont les tâches de chacun ?
Enfin, le supérieur doit traiter des différents sujets sensibles de l’entreprise, et tenir informé l’employé des autres professionnels de l’entreprise pouvant intervenir dans l’organisation. Un entretien complet permet au nouvel employé de démarrer sur des bases solides. Mais ce n’est généralement pas suffisant.
La découverte de l’entreprise
Pour s’adapter dans un nouvel environnement, certains éléments paraissant souvent infimes doivent être portés à la connaissance de l’employé : aborder les codes de conduite, le système de communication interne, les politiques de gestion, les avantages sociaux, etc. ne sont pas des détails ! Pour joindre l’utile au nécessaire, ces points pourront être soulevés lors des présentations avec les personnes « clés » de l’entreprise.
Les premières semaines le supérieur pourra organiser des réunions avec le nouvel employé pour faire le point et répondre à d’éventuelles questions. Mais pour maîtriser réellement les tâches affectées au poste, la théorie ne suffit pas toujours. Un système de « binôme » avec un collègue expérimenté exerçant des fonctions semblables ou même avec la personne qui sera remplacée, est privilégié. De quelques jours à quelques semaines, cette organisation a fait ses preuves. Elle permet une assimilation complète des tâches à accomplir et un développement progressif de la confiance en soi. Une autonomie productive en découle. A vous d’adapter ce modèle d’accompagnement et de le décliner selon les postes pourvus !
Jean-Michel Kay, responsable de l’agence de communication Hotwire PR, à Paris, nous parle d’une intégration réussie.
« Pour intégrer correctement un nouvel employé, il y a tout un processus de présentation en interne et aux clients. Les nouveaux venus doivent prendre de l’assurance et de la puissance au fur et à mesure ; ils ne sont pas mis face à leurs responsabilités dès le premier jour de travail. Lors de notre dernier recrutement, nous avons passé du temps pour présenter les outils de travail, la manière d’avancer dans notre agence, le rythme… Une fois que l’employée a eu acquis de l’expérience, elle a été formée au siège londonien de notre agence ; un programme réservé aux nouveaux venus met en scène des exercices de simulation et développe les connaissances sur le groupe et le métier. Cela a permis à notre nouvelle employée de prendre contact avec nos collaborateurs internationaux. Concrètement, pour une intégration réussie chez Hotwire PR, nous accompagnons le nouvel employé de trois manières : avec un suivi formalisé par un responsable, avec l’encadrement par un collègue qui va assurer un relai entre les dossiers, et une formation structurée. »
